Introducere în dezvoltarea organizațională

Dezvoltarea unui proiect, a unei afaceri sau a unei organizații începe de la un plan cu obiective specifice. Planul reflectă viziunea proiectului sau organizației și stabilește pașii care trebuie întreprinși pentru realizarea viziunii. În lipsa unui plan, adesea se irosește timp pe activități secundare care nu aduc un folos considerabil pentru proiect, afacere sau organizație.

În continuare vom analiza împreună planificarea strategică din perspectiva unei organizații nonguvernamentale. Pașii și metodele sugerate sunt însă valabile și pentru proiecte de lungă durată sau afaceri.

CE ESTE PLANIFICAREA STRATEGICĂ?

Planificarea strategică reprezintă procesul prin care organizația își stabilește activitatea pentru următorii ani. Prin intermediul planului strategic organizația determină cum își va realiza viziunea, prin obiective bine stabilite, într-un anumit interval de timp.

Fiecare organizație are sau ar fi trebuit să aibă o viziune: o problemă majoră pe care își propune să o rezolve. Viziunea presupune o lume ideală spre care tinde organizația. Exemplu: o lume în care fiecare copil are acces la educație.

Modalitatea prin care organizația își propune să rezolve această problemă majoră se numește misiune.

Modele de viziune și misiune:

Transparency International

Viziune: O lume în care guvernele, politicul, lumea afacerilor, societatea civilă și viețile oamenilor sunt libere de corupție.

Misiune: Să oprim corupția și să promovăm transparență, responsabilitate și integritate la toate nivelurile și în toate sectoarele societății.

Compania Apple

Viziune: Noi credem că suntem pe fața pământului pentru a face produse minunate și asta nu se schimbă.

Misiune: Să aducem cea mai bună experiență de utilizatori clienților noștri prin tehnologii și servicii inovatoare.

Viziunea este prea complexă pentru a fi realizată printr-un plan strategic de doi, cinci sau chiar zece ani. Planul reprezintă însă o modalitate de a direcționa activitatea organizației spre aceasta și de a îmbunătăți parțial situația curentă.

Un plan strategic este necesar pentru a direcționa activitatea organizației spre realizarea viziunii pentru care a fost creată. Planificarea strategică permite:

- alinierea viziunii și priorităților tuturor membrilor organizației;

- optimizarea resurselor pentru realizarea activităților care au un impact mai mare asupra viziunii organizației;

- responsabilizarea membrilor organizației în vederea atingerii obiectivelor stabilite;

- asigurarea continuității activităților;

- planificarea activităților și resurselor organizației pentru următorii ani;

- identificarea resurselor și abilităților care trebuie obținute etc.

În absența unui plan strategic, organizațiile riscă să dezvoltă proiecte și activități care nu corespunde viziunii lor, ci necesităților donatorilor.

Un plan strategic are, de regulă, între 2 și 5 ani și este elaborat în format word sau excel. În funcția de experiența organizației, acesta poate avea de la două-trei până la zeci de pagini. Structura planurilor strategice variază, dar de regulă includ:

- obiective strategice (3 - 6 obiective)

Reprezintă legătura dintre viziune și activitățile organizației. Obiectivele strategice stabilesc direcțiile de bază ale activității organizației. Exemplu: Creșterea nivelului de alfabetizare în rândul copiilor până la 15 ani etc.

Obiectivele strategic pot stabili direcții de activitate care trebuie realizate de către autoritățile centrale și locale (sectoriale) sau de către organizație (organizaționale).

- obiective operaționale (1 - 3 pentru fiecare obiectiv strategic)

Stabilesc pașii care trebuie întreprinși pentru realizarea obiectivelor strategice. Sunt specifici în activități și timp. Exemplu: Pentru realizarea obiectivul strategic „Creșterea nivelului de alfabetizare în rândul copiilor până la 15 ani”, am stabilit obiectivele operaționale:

- Informarea a peste 10 000 de familii timp de 2 ani privind importanța școlarizării;

- Instruirea a peste 200 de profesori timp de 2 ani privind integrarea în sistemul de învățământ a copiilor din familii social vulnerabile și zone rurale dezavantajate etc.

Obiectivele operaționale trebuie formulate SMART (specific, măsurabile, care pot fi atinse, relevante în timp. Mai detaliat despre metoda SMART ? Cum se creează obiective SMART?

- activități

Această categorie răspunde la întrebarea: „Cum vom implementa obiectivele operaționale?”. Exemplu: 10 instruiri, campanie de informare online și offline etc.

- indicatori

Indicatorii reprezintă unitățile de măsură ale unui plan strategic, care ne permit să evaluăm implementarea acestuia. Exemple: numărul de instruiri realizate, profesori instruiți, date privind vizibilitatea campaniei online (distribuiri, aprecieri, comentarii) competențe însușite etc.

Aceștia se împart în cantitativi (numărul de profesori instruiți, numărul de instruiri realizate etc.) și calitativi (profesorii lucrează cu copiii din zonele rurale dezavantajate etc.).

- resursele necesare

Realizarea planului strategic se realizează prin resurse umane, financiare și de timp. Analiza și indicarea resurselor necesare în planul strategic permite membrilor organizației să stabilească de ce resurse dispun și care trebuie atrase pentru a atinge obiectivele fixate.

Pentru un plan mai exact puteți indica timpul limită în care trebuie realizate activitățile și persoanele responsabile.

Obiectivele stabilite se împart, de asemenea, în obiective externe și interne. Obiectivele externe se stabilesc în raport cu societatea și reflectă o schimbare la care vrem să contribuim pentru schimba lumea înconjurătoare. Exemplu: Să creștem nivelul de conștientizare privind alimentația sănătoasă printre adolescenți. În acest caz, obiectivul nostru este axat pe beneficiar și pe cum putem produce o schimbare pozitivă.

Obiectivele interne se axează pe necesitățile organizației. Exemplu: Creșterea echipei de la 5 la 10 oameni. Scopul obiectivelor interne este de a spori capacitatea organizației ca ulterior aceasta să poată desfășura activități mai de amploare și cu un impact mai mare.

Elaborarea unui plan strategic prezintă un proces care solicită timp și implicarea tuturor părților interesate. Se recomandă de planificat două-trei zile, preferabil departe de oficiu, pentru dezvoltarea planului strategic.

În cazul echipelor mici (până la 10 persoane) pot fi implicați direct toți membrii. În cazul echipelor mai mari de 10 persoane, de dezvoltarea planului strategic sunt responsabili membrii Consiliului de Administrare (Board). Toți membrii organizației trebuie însă implicați prin colectarea de la ei a părerilor lor privind viziunea dezvoltării asociației, punctele slabe și forte ale acesteia, oportunitățile și amenințările de care dispune etc. Înainte de a începe să lucrăm asupra planului strategic, trebuie să facem analiza organizației. Recomandăm tradiționala, dar eficienta, analiză SWOT. Detalii ? Ce este o analiză SWOT?

E bine să implicăm la această etapă beneficiarii (pentru care lucrăm de fapt) și partenerii organizației pentru o analiză mai profundă a activității organizației.

În baza analizei SWOT se dezvoltă planul strategic. Analiza SWOT este îndeosebi benefică pentru identificarea resurselor și activităților unui plan strategic, permițând organizației să realizeze de ce abilități, cunoștințe, parteneri sau infrastructură dispune și care sunt elementele asupra cărora trebuie să lucreze pentru a atinge planul strategic.

Planul strategic trebuie revăzut după o săptămână sau două pentru a ne asigura că nu am omis nimic și a verifica că formulările sunt clare și inteligibile. În aceste două săptămâni, recomandăm să consultați planul strategic cu toți membrii organizației, parteneri, donatori și beneficiari.

Activitatea organizației trebuie să se desfășoare conform planului strategic. Căutăm și aplicăm la programele de grant care corespund obiectivelor noastre strategice. Dezvoltăm proiecte în baza obiectivelor și activităților indicate în planul strategic. Pentru activitățile care nu pot fi acoperite prin intermediul programelor de grant, identificăm alte resurse și metode de obținere a acestora: crowdfunding, parteneriate, prestare de servicii etc.

Planul trebuie revăzut cel puțin o dată pe an pentru a ne asigura că:

1. Facem progres spre atingerea obiectivelor fixate. Evaluarea se face în baza indicatorilor stabiliți în planul strategic.

2. Verificăm dacă planul corespunde necesităților și situației actuale a organizației. Intervenim cu modificări dacă este necesar.

Exemplu: Ați planificat în doi ani să instruiți 200 de profesori prin organizarea a 10 ateliere de lucru. În urma activităților desfășurate în primul an ați realizat că un atelier nu este suficient pentru a abilita profesorii. Ați realizat că este mai eficient să lucrezi cu un număr mai mic de profesori, pentru o perioadă mai îndelungată. Puteți replanifica să lucrați cu 50 de profesori care vor participa la 5 ateliere consecutiv.

1. Ce este durabilitatea?

Capacitatea de a continua să realizezi și să livrezi servicii/produsul/ grupului țintă, indiferent de fluctuația finanțărilor.

Sustenabilitate (folosit mai des:durabilitate), un cuvânt folosit frecvent în mai multe discipline, a devenit parte din lexicul nostru de zi cu zi. Originea cuvântului sustenabilitate datează de câteva secole, din două cuvinte latine sus, care înseamnă sus și tenere, ce are semnificația de a ține. Utilizarea curentă a cuvântului presupune ceva care continuă mult timp.

Din perspectiva donatorilor și ONG-urilor, sustenabilitatea unui proiect implică pur și simplu continuarea activităților proiectului și susținerea rezultatelor proiectului după expirarea subvenției inițiale/primare. Majoritatea donatorilor sunt preocupați de aspectul sustenabilității unui proiect și finanțează deseori proiecte care au un plan de sustenabilitate bine definit. Este o provocare pentru ONG-uri să asigure un flux constant de fonduri pentru executarea proiectelor și programelor lor. Integrarea principiilor durabilității/sustenabilității în proiectele lor în desfășurare poate fi un mod eficient de a asigura impactul pe termen lung.

Trebuie să înțelegem că sustenabilitatea necesită o planificare pe termen lung pentru a facilita implicarea diversă a donatorilor și pentru îmbunătățirea capacității instituționale a grupului țintă. Planificarea sustenabilității este un pas important pentru organizațiile de tineret non-profit, întrucât pregătește o organizație pentru a da rezultate pozitive în absența finanțării primare.

Există diferite aspecte ale durabilității care trebuie luate în considerare în timp ce dezvoltați planul de sustenabilitate pentru organizație, ar trebui să vă gândiți la sustenabilitatea financiară, stabilitatea organizațională și sustenabilitatea programatică a organizației. Înainte de a discuta despre pașii implicați în elaborarea planului de sustenabilitate, să înțelegem tipurile de durabilitate:

1. Durabilitatea financiară: se referă la asigurarea unui flux constant de fonduri și la generarea de venituri pentru menținerea și continuarea activității organizațiilor.

2. Durabilitatea instituțională/organizațională: se referă la asigurarea funcționării corecte a organizației voastre, capacitate care a fost dezvoltată ca parte a proiectului.

3. Durabilitate programatică: înseamnă a continua proiectele și programele organizațiilor în absența sprijinului donatorilor.